1日が終わって、25あったNext Actionsの項目が5つに減っているのと、50あったものが30項目になったのでは、例え処理したタスクが同じ20個であっても、そのことがもたらす達成感はだいぶ変わります。Next Actionsのリストは1日に何度も参照しながら次にやるべきことを確認するものなので、見るたびにうんざりしたり、不安をかきたてるようなものであってはなりません。
いまNext Actionsのリストに登録されているタスクは、本当にそこにあるべきものばかりなのでしょうか？ いまやるべきことを見えるようにすることは、裏を返せばいまやらなくてもいいことを（いまは）見えなくすることです。改めてGTDのフローチャートを見ながら、Next Actionsの中身を確認してみましょう。
- Trashに移すべきもの フローチャートでNext Actionsにまで進んだものが突然Trashに移ることはなかなかないかもしれませんが、それが本当にやるべきことかどうかを自らに問いかけることには意味がありそうです。いきなりリストから消去するのが躊躇われる場合には、とりあえず次のSomeday/Maybeに移動させればよいでしょう。
- Someday/Maybeに移すべきもの 迷ったものはここに入れておけば週次レビューのたびに見直すはずです。
- Waiting Forに移すべきもの 「今度ノートを貸してほしい」または「今度パソコンの設定をしてほしい」とお願いされたからといって、すぐにそれをNext Actionsに加える必要はありません。僕の場合、「今度」と言われているうちは連絡待ちリストに登録しておいて、向こうから具体的な日時を言ってくるまでは原則として気にしないことにしています。むしろここでNext Actionsに加えるべきものは、いつ連絡が来ても対応できるように「ノートがそろっているか確認する」ことや、「自分の使っているFirefoxの拡張機能をリストにまとめておく」ことなどです。ただし、こちらから積極的に働きかける必要があると感じた場合（例えば、相手に対して日ごろの感謝の気持ちや、好意を示したい場合など）には何らかの方法でこちらから連絡し、その上で返事が来るまでは連絡待ちリストに加えておくようにしています。
- Projectsに移すべきもの 例えば、全体で60章ある本を毎日10章ずつ読んで6日間で読み終える計画を立てたときに、はじめから6日分をNext Actionsに登録することは控えます。まずは「○○を10章まで読む」とだけ登録しておき、それが達成できたら「○○を10章までに読む」にチェックを入れ、新しく｢○○を20章まで読む｣というタスクを登録することをお勧めします。そうすれば、次の日のスケジュールを確認してみたところ他にやらなければならないことがあまりに多く、本を読む時間が十分に確保できないことが判明した時点で目標を調整すれば済みます。はじめから10章ずつ読む計画を一度にNext Actionsに加えてしまうと、あとからそのすべてに修正を加えるのが難しくなります。別のことで忙しかった日には全く読まずに終わってしまった、ということになりかねません。「どうせ今日の目標分を読みきれないから」と全く読まないよりは、実現可能な範囲で目標を設定しなおし、それを確実に達成したほうが建設的です。逆に、読み進めているうちに「それ以上読むに値しない」ことが発覚するかもしれません。いずれの場合においても、ひとつの段階を達成するたびに新しい目標を設定すれば、その時々の状況にあわせて後から柔軟に予定を修正することができます。
- Calendarに移すべきもの 次の週末になるまで、どう考えても作業をする時間がとれなさそうなタスクを週の初めからNext Actionsに登録して何日もの間気を揉むことはありません。それよりは、土曜日に必要な時間を確保できるようにスケジュールを組んでおくことのほうが大切です。
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